Les entreprises ont besoin d’acquérir certains biens et services afin d’assurer leur propre fonctionnement. Ce processus est appelé « fonction d’achats » ou directement « achats ». Le coût que représente ce poste de dépenses a un impact sur la compétitivité des business et des firmes. Or, la fonction d’achats fait partie des missions de la logistique que sont l’approvisionnement, la production et la distribution. Elle nécessite la prise en compte des objectifs financiers de l’entreprise, tout en garantissant l’approvisionnement en matières premières et marchandises nécessaires aux services internes et à la production de la société.
La mise en place d’un service d’achats permet aux firmes de définir le champ d’action et les missions nécessaires à la réussite de l’approvisionnement. Quelles sont les missions de ce service ? À quels enjeux tente-t-il de répondre ? Quels facteurs logistiques doit-il prendre en compte ? Nous répondons ici à toutes ces problématiques : enjeux stratégiques, financiers et commerciaux, rôles des gestionnaires d’achats, etc.
Les achats : quelle définition ?
Les achats ou approvisionnements, d’un point de vue logistique, englobent l’ensemble des biens, des fournitures et des services qu’acquiert une entreprise pour assurer son fonctionnement. Les marchandises en question peuvent être :
- consommées dans le cadre de sa propre activité ;
- transformées afin d’être revendues ;
- directement revendues au client final.
Les achats sont le poste de dépenses principal des entreprises. De ce fait, optimiser la gestion de l’approvisionnement est une priorité pour les entreprises et pour les divers acteurs de la Supply Chain. Cette optimisation passe notamment par la création de rôles professionnels, tels que celui d’acheteur ou de gestionnaire des achats. La fonction principale de ces professionnels est de surveiller, d’optimiser et de réduire les dépenses liées aux achats.
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Le service achat : quelles missions ?
Le service achat d’une entreprise veille à assurer l’approvisionnement de la structure à laquelle il est rattaché, afin de :
- garantir l’acheminement des matières premières, des fournitures, du matériel informatique, des véhicules pour le personnel et des marchandises dans les délais ;
- gérer les échanges avec les fournisseurs et autres acteurs de la Supply Chain ;
- veiller à l’acquisition des biens et des fournitures en nombre, quantité et qualité conforme aux besoins de l’entreprise.
L’enjeu pour ces équipes est à la fois d’éviter les ruptures de matériaux de production, mais également d’éviter tout gaspillage ou sur-stockage. Pour remplir ces différentes missions, un service achat comprend différents profils, dont :
- un directeur chargé de la gestion du service, de la communication en interne et de la définition de la stratégie à suivre ;
- une équipe d’acheteurs qui peuvent être affectés à des projets en particulier ou à une famille d’achats ;
- des contrôleurs de gestion chargés du reporting et du suivi de la qualité des achats (délais, coûts, etc.) ;
- un ou des responsables achats s’occupant de la relation aux fournisseurs et de remonter les besoins en approvisionnement des services et départements en interne.
Quels sont les enjeux stratégiques des achats ?
Le service achat d’une entreprise remplit un rôle stratégique, en s’assurant de répondre aux besoins des différents services. Cela passe par la prospection de fournisseurs de qualité, proposant des prix intéressants et des délais de livraison raisonnables. La performance des équipes d’achats est étroitement liée à celles de la Supply Chain à laquelle est rattachée l’entreprise ou la firme. En effet, des défaillances dans le Supply Chain Management peuvent affecter l’approvisionnement et le chiffre d’affaires des entreprises en causant :
- une rupture de stock des matières premières auprès des fournisseurs de fournisseurs (en amont de la Supply Chain) ;
- des retards de livraison auprès des clients finaux de l’entreprise ;
- la réception de matières premières de mauvaise qualité.
De ce fait, les actions liées aux achats deviennent un levier stratégique, garant de la bonne santé et de la compétitivité des entreprises. Sur le long terme, la performance du service d’achats devient cruciale à la pérennité et à la longévité de la structure. En effet, des approvisionnements défaillants de façon récurrente peuvent limiter la rétention des clients, et à terme la croissance de la firme.
Quels sont les enjeux commerciaux des achats ?
L’approvisionnement établi par le service des achats doit prendre en compte les besoins réels des entreprises, afin d’éviter le sur-stockage et les ruptures de stock. En effet, les deux scénarios impliquent des pertes de chiffre d’affaires et de capitaux. Le sur-stockage conduit à :
- des frais de stockage supplémentaires ;
- la possibilité de perdre des biens et/ou matières premières, dans le cas des produits périssables ou dépendant d’un effet de mode ou saisonnier ;
- des coûts de manutention ;
- une augmentation du besoin en main-d’œuvre et en charge de travail (manutentionnaires, gestionnaires d’entrepôts, etc.) ;
- l’immobilisation des capitaux.
La rupture de stock, quant à elle, peut induire :
- une incapacité de répondre dans les délais à la demande client ;
- une perte de chiffre d’affaires ;
- une insatisfaction des clients pouvant affecter leur fidélité, leur rétention et l’annulation de leurs commandes.
Quels sont les enjeux financiers des achats ?
Les conséquences d’un approvisionnement défaillant, détaillées ci-dessus, mettent en avant le rôle important de la gestion des achats sur la rentabilité de l’entreprise. Les ruptures de stockage et le sur-stockage induisent des coûts supplémentaires ou des pertes de capitaux que l’entreprise doit limiter ou éviter.
Par ailleurs, les objectifs financiers du service d’achats concernent également la mise en place de stratégies de commandes, avantageant le business en question, et ce, par :
- la prospection et la comparaison des offres des fournisseurs, en prenant en compte leurs délais de livraison et les coûts de commande ;
- la négociation des prix d’achat auprès des fournisseurs ciblés ;
- le regroupement des commandes des différents services ou projets de l’entreprise, afin d’assurer notamment des économies sur les coûts de livraison.
La diminution des coûts financiers des achats implique une réduction des coûts pour le client final et participe à la compétitivité du business en question.
Comment assurer la gestion des achats ?
La gestion des achats est au carrefour des flux physiques, financiers et physiques des chaînes logistiques. Les enjeux logistiques de la gestion des achats impliquent une coordination des flux d’information, avec par exemple :
- les remontées des besoins des différents services et projets en interne et en temps réel ;
- une communication fluide avec les fournisseurs ;
- un suivi et reporting précis des achats.
La réussite de l’approvisionnement requiert une digitalisation des processus et la gestion des données liés à ceux-ci. Les solutions manuelles ou classiques de type Excel posent des limites et des freins à la récolte et à la centralisation des données. Le recours à des solutions logicielles scalables et ergonomiques peut résoudre différentes problématiques et garantir la réussite des missions des équipes d’achats. Cela permet entre autres :
- la mise en place de bases de données centralisant le stockage des informations liées aux achats en cours (historique des achats, informations liées aux fournisseurs, etc.) ;
- l’accessibilité en temps réel aux besoins internes de l’entreprise ;
- la détection facilitée des incidents via des systèmes d’alerte ;
- le tri et le classement des achats par familles, projets et services ;
- l’automatisation des tâches chronophages et répétitives ;
- la visualisation des budgets alloués pour chaque type d’achats ;
- la participation à l’homogénéisation des processus de collecte pour les besoins en interne ;
- etc.
La mise en place de solutions digitales contribue à faciliter le travail collaboratif au sein des entreprises et à fluidifier les échanges informationnels pour mieux servir les objectifs financiers des firmes. Enfin, elles garantissent un changement de paradigme quant à la gestion des flux physiques et financiers. En effet, il n’est plus question de gérer l’approvisionnement à l’avance, mais de gagner en flexibilité et d’anticiper en temps réel les besoins de l’entreprise. Le but ? S’adapter aux évolutions du marché, en temps réel, afin d’éviter les dépenses inutiles.
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