La méthode 5S permet d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise en créant un environnement de travail fonctionnel en fonction de règles simples, précises et efficaces. Voici comment en faire profiter directement votre entreprise.
La méthode 5S est apparue en occident au cours des années 1980, et a été créée par les ingénieurs de l’entreprise automobile Toyota, au Japon. A l’avant garde en matière d’optimisation de l’environnement de travail, cette méthode vise à créer un espace de travail organisé, propre, sécurisé et performant. De nombreuses entreprises ont décidé de l’appliquer à leur tour depuis plusieurs années, si bien que ce concept fait partie des plus populaires dans le langage des managers. Découvrez comment l’appliquer simplement au sein de votre entreprise.
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Cette solution d’organisation de l’espace de travail tire son nom du japonais « Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ». Chaque terme correspond à un verbe d’action qu’il est bon de suivre.
Seiri signifie « trier, se débarasser ». Concrètement, il faut savoir ne conserver autour de soi uniquement les choses les plus utiles, puis hiérarchisez l’importance des objets qui vous entourent. Mettez les plus importants à portée de main.
Seiton signifie « ranger ». Un environnement organisé fait gagner un temps précieux au quotidien. Ce principe est l’un des fondements du management visuel. Codifiez les emplacements et établissez un guide afin que chacun puisse se repérer.
Seiso signifie « tenir propre ». Ce concept est le plus simple à appliquer : nettoyez votre poste de travail. Si votre poste de travail est bien entretenu, vous serez davantage susceptible de repérer une défaillance et de la résoudre dans les meilleures conditions.
Seiketsu signifie « maintenir en ordre ». Surveillez la pérennité des actions menées, et veillez au respect de son organisation de votre entreprise. Pour les formaliser, n’hésitez pas à créer des référentiels de classement à destination de vos employés.
Shitsuke signifie « instaurer la rigueur ». Ce principe concerne les habitudes de travail des salariés visant à promouvoir l’adoption de bonnes pratiques qui favorisent la productivité du personnel. Il s’agit de l’étape la plus délicate à mettre en oeuvre et à faire accepter par vos collaborateurs.
Comment mettre en oeuvre la méthode 5S ?
La mise en pratique de la méthode 5S nécessite la participation de chacun. Réunissez vos équipes autour d’un brainstorming et incluez chaque talent dans le processus. Chacun se sentira valorisé et impliqué grâce à une démarche volontariste.
Il suffit ensuite de suivre la procédure suivante :
Effectuez un audit interne de l’entreprise pour en connaitre les forces, les faiblesses et les points à améliorer au niveau de la chaîne logistique. Il servira de base de travail de départ commune.
Créez des groupes de travail et nommez un responsable pour chacun d’eux. Le service qualité doit être placé aux avant postes de cette démarche. N’oubliez pas de faire correspondre l’organisation des équipes avec la structure hiérarchique de l’entreprise. Tous les services ne doivent pas nécessairement subir les mêmes changements, c’est pourquoi il ne faut pas hésiter à distinguer les travaux de chaque groupe en fonction de leurs spécificités.
Hiérarchisez l’ensemble des idées recensées et fixez des priorités claires. Le responsable de chaque groupe fait émerger les propositions les plus pertinentes, puis la direction de l’entreprise tranche en faveur d’une liste de chantiers. Fixez également un calendrier avec des dates et objectifs précis pour tenir vos engagements.
Rédigez un plan d’action détaillé contenant l’ensemble des mesures retenues et les modalités de mise en oeuvre.
Contrôlez régulièrement la bonne application des mesures à intervalles réguliers. Si besoin est, révisez vos objectifs en fonction de l’évolution de l’environnement de travail.
L’application de la méthode doit être menée par des personnes favorables au changement. Au quotidien, appuyez vous sur les managers les plus appréciés et les plus volontaires pour faciliter son acceptation. En effet, sa conduite se heurte souvent à des caractères réfractaires qui se complaisent dans l’inertie. Une communication interne efficace et une écoute attentive contribue à emporter leur adhésion. Accompagner et former le personnel doit faire partie de vos objectifs.
Quels sont les avantages de la méthode 5S ?
La méthode 5S permet à votre entreprise de bénéficier de nombreux avantages sur le long terme :
La qualité des produits issus de la chaine logistique est améliorée.
L’entreprise augmente ses standards de sécurité grâce à la nouvelle organisation de ses espaces de travail.
Les conditions de travail des salariés sont propices à leur épanouissement et améliorent leur productivité.
L’adoption d’un fonctionnement logistique optimisé et moderne permet à l’entreprise de valoriser ses efforts auprès de ses parties prenantes. Elle suscite leur confiance tout en améliorant son image.
L’optimisation du fonctionnement de la chaîne logistique permet de réduire les coûts (coûts de fonctionnement, énergie, etc.) et améliore la compétitivité de l’entreprise.
La méthode 5S est un atout non négligeable pour permettre à votre entreprise de maintenir ses parts de marché et de s’adapter aux nouveaux enjeux contemporains en matière d’organisation du travail. Elle sera indéniablement mieux préparée pour faire face à la concurrence à l’échelle internationale. Pour autant, il ne s’agit pas du seul outil à la disposition des chefs d’entreprises.
