Avant tout, l’objectif de la logistique reste de livrer un maximum de commandes dans un minimum de temps et au moindre coût. Parmi les processus qui composent la supply chain, l’étape de la préparation de commande est cruciale. Elle mobilise des ressources et demande une bonne gestion pour être efficace. Et elle peut être optimisée grâce à des actions et des bonnes pratiques qui contribuent à accélérer les expéditions et à réduire les coûts qui lui sont liés. Nous vous proposons de faire le point sur les enjeux de la préparation de commande. Et nous vous donnons 5 astuces qui vous aideront à l’optimiser.
En quoi la préparation des commandes est-elle un point clé de la réussite de la logistique ?
De la préparation de commandes dépend en grande partie la satisfaction du client final. En effet, si celui-ci reçoit sa commande en retard ou incomplète, son expérience devient résolument négative. Il en va de même lorsque le colis est endommagé ou qu’il ne comporte pas les bons articles. Or, à l’heure du e-commerce, un client insatisfait est un client qui change d’enseigne. L’image de marque de l’entreprise est dès lors compromise. De plus, lorsqu’elle est mal gérée, la préparation de commande entraine des coûts plus élevés, que ce soit en matière de ressources humaines ou de frais de stockage. C’est pourquoi il est essentiel d’assurer une bonne gestion de la préparation de commande. Il y a 3 temps fort dans le processus de préparation de commande à savoir :
Le prélèvement : Les articles sont collectés par l’opérateur dans leur emplacement de stockage
Le tri : répartition des articles dans les commandes respectives
Le colisage : regroupement des articles et emballage.
Le rôle du préparateur de commande
Le préparateur de commande est celui qui veille à la bonne préparation des commandes. Il collecte les informations nécessaires grâce au chariot et prélève les articles. Pour mener à bien ces activités, il sélectionne le matériel et les fournitures nécessaires à l’expédition (palettes, transpalettes, pictogrammes, emballages, etc.) à partir des documents qui lui sont fournis. Il vérifie les articles (compatibilité, emballage, quantité), en faisant attention à l’emballage pour équilibrer le poids, au suremballage, et contrôle la commande. Il place les étiquettes sur le colis ou la palette. Chaque opération est enregistrée dans un système de gestion informatisé. Tous les articles doivent être référencé, cela permettra de savoir si les différents articles sont disponibles. Avant l’expédition de la marchandise au client le préparateur est le dernier maillon, il joue un rôle important dans le suivi de la traçabilité de la marchandise. Il doit veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité.
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Optimisation du processus : nos 5 bonnes pratiques
Le processus de la préparation de commande est différent d’une entreprise à l’autre. Il varie notamment en fonction de la nature des produits, du profil des clients, du type et du volume de commandes à traiter. Pour autant, ces 5 bonnes pratiques peuvent être appliquées par tous les responsables logistiques qui souhaitent gagner en efficacité, que ce soit en termes de délais de réalisation, de coûts ou de qualité.
Etape 1 : former les opérateurs pour limiter les étapes inutiles
Pour améliorer la productivité de l’entrepôt, il est indispensable de former les opérateurs de préparation de commande. Ainsi, ils n’auront pas à répéter plusieurs fois une opération sur la même commande et commettront moins d’erreurs. La pré-planification du processus est également primordiale. Cette étape permet de prévoir zones de picking, d’emballage et d’expédition ainsi que les itinéraires de prélèvement des articles. Elle sert également à organiser les commandes par ordre de priorité et à entreposer les produits de manière optimisée. La longueur et hauteur des palettes sont à prendre en compte pour le stockage de marchandises mais également pour le transport.
Etape 2 : réduire les parcours de prélèvement
Lors de la préparation d’une ou plusieurs commandes, le préparateur peut être amené à parcourir de longues distances, à pied ou à l’aide d’engins de manutention. Pour gagner du temps en efficacité, optimisez les itinéraires de picking et réduisez les distances qui séparent l’opérateur des produits. Pour cela, il est nécessaire d’analyser les ventes et d’identifier les produits en fonction de leur vitesse de rotation. Grâce à la méthode ABC, vous pourrez entreposer les articles les plus populaires, classés A, dans les rayonnages les plus facilement accessibles. L’ordre de prélèvement des produits doit également être regardé de près afin d’éviter les allers-retours inutiles.
Etape 3 : utiliser un logiciel de gestion pour optimiser la préparation de commandes
Un logiciel de gestion d’entrepôt tel que la solution Reflex WMS vous aide à optimiser la préparation de commande. En effet, l’étude de plusieurs KPIs permet d’identifier les freins à l’efficacité des processus de préparation, tels qu’un nombre important de commandes livrées en retard ou un délai de cycle interne trop long. Qui plus est, un tel logiciel permet d’automatiser un certain nombre de tâches, comme l’édition des documents (ordre de picking, bon de livraison, numéro de suivi de colis, etc.) et d’améliorer la gestion des stocks. Un WMS est également nécessaire si vous souhaitez intégrer une solution de prélèvement automatisé comme le pick-to-voice ou le pick-to-light. Retrouvez nos conseils pour choisir un WMS adapté à vos besoins et à votre entrepôt.
Etape 4 : évaluer les différentes méthodes de picking
Plusieurs méthodes de prélèvement sont possibles. Ainsi, le préparateur peut traiter une seule commande à la fois (prélèvement par article) ou plusieurs en même temps (prélèvement par groupe). Il peut également avoir à se déplacer vers le produit (man-to-goods) ou, à l’inverse, réceptionner le produit à son poste de travail (goods-to-man). Ce dernier système est la panacée des grands entrepôts automatisés et demande un investissement souvent conséquent. Toutefois, des systèmes de prélèvement plus abordables existent, comme :
pick-to-light: permet de minimiser le risque d’erreur grâce au signaux lumineux qui permettent de voir si le seuil de la commande est élevé, cela aide également à avoir un réapprovisionnement en continu de la zone d’entreposage vers la zone de picking. L’opérateur peut connaître plus rapidement l’état en cours des commandes,
pick-to-voice: dans les grands entrepôts où les stocks sont importants, le voice picking est plus efficace. Il permet aux opérateurs de se déplacer rapidement à chaque étape de la préparation de la commande,
put-to-light : c’est une méthode qui permet à l’opérateur de savoir dans quel bac il doit déposer son article, grâce aux chariots équipés d’écrans lumineux. Cela est utile également lorsqu’il faut regrouper plusieurs commandes en même temps.
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Etape 5 : choisir la bonne solution de stockage pour optimiser la phase de picking
L’agencement de l’entrepôt est un paramètre majeur dans l’efficacité de la préparation de commande. La signalétique, la largeur des allées de préparation, l’implantation du stock, l’emplacement des zones de prélèvement, de tri, de préparation et d’emballage… sont autant de critères à prendre en compte dans la configuration du layout de l’entrepôt. Qui plus est, en fonction de la méthode de prélèvement que vous privilégiez, l’entrepôt doit être adapté : rucher pour le tri par éclatement des articles, transstockeurs ou convoyeurs pour automatiser le prélèvement, rayonnage dynamique, etc. cela permettra aux préparateurs de commande d’être rapide et efficace.
Optimiser la préparation de commande pour garantir une stratégie logistique efficiente
Pour expédier les marchandises dans les meilleurs délais, réduire les coûts d’exploitation de l’entrepôt et s’assurer de la satisfaction des clients, le supply chain manager se doit d’optimiser la phase de préparation des commandes. Grâce à une organisation rigoureuse des préparateurs de commandes et à la mise en place de bonnes pratiques, et avec l’appui d’un logiciel de gestion, il est possible d’améliorer ce point crucial de la chaine logistique.
